"Díky TimeMakeru máme více casu na práci, šetrí cas i našemu managementu."
Dnešní rozhovor s panem Kobi Bitterem, výkonným viceprezidentem pro informacní systémy ve spolecnosti MIRS, se týká implementace TimeMakeru v této spolecnosti. Pan Bitter ríká:
"Tento systém byl vynalezen jako rešení, které je jednak plne integrované s Microsoft Outlookem, a soucasne delá presne to, o cem sní každý manažer – sleduje veškerou komunikaci, která jde z manažerova stolu, a mení ji v úkoly a projekty, které je možné vizuálne sledovat.
"
Daily Maily editorial board, The People
Co je TimeMaker ?
“TimeMaker ctí svoje jméno, protože "dělá čas". Je to manažerský systém, který manažerovi umožňuje kontrolovat komunikaci, úkoly a projekty a vidět příslušná data na Progress Boardu (nyní TM Matrix).
TimeMaker je v Izraeli implementován u několika klientů a plně pracuje v hebrejském prostředí. Byl vynalezen jako řešení, které je jednak plně integrované s Microsoft Outlookem, a současně dělá přesně to, o čem sní každý manažer – sleduje veškerou komunikaci, která jde z manažerova stolu, a mění ji v úkoly a projekty, které je možné vizuálně sledovat. TimeMaker transformuje strategii organizace v úkoly směřující dolů až k nejnižší úrovni denního plánování, a tím umožňuje realizovat myšlenku nebo vizi.
TimeMaker je nástrojem managementu, který slouží ke zdokonalení a usměrnění organizace, navíc je plně synchronizován s Outlookem tak, aby byl intuitivním a také jediným nástrojem řízení společnosti, bez nutnosti používat další aplikace.
Vzhledem k tomu co bylo řečeno výše, TimeMaker dává manažerovi možnost věnovat se managementu a plánování, a tak zvrátit nesnesitelnou, ale v mnoha společnostech běžnou praxi: 80% času stráveného hašením starých požárů a 20% plánování tak, že bude z 80% plánovat a dohlížet na plnění plánu a z 20% řešit naléhavé a nečekané situace.“
Řekněte mi něco o implementaci TimeMakeru ve společnosti Mirs.
“TimeMaker je v Mirsu implementován jeden rok a od té doby, co ho používáme, máme více času na práci. TimeMaker také šetří spoustu času našemu managementu, ve vývoji, zadávání denních úkolů i řešení neplánovaných operací.
,Mirs je mobilní servisní společnost, která musí rychle reagovat na potřeby svých klientů, takže pracovníci oddělení informačních systémů musí denně čelit obrovskému množství obchodních požadavků.
Mezi povinnosti PMO (Project Management Office) pracovníků z oddělení informačních systémů patří rozdělovat a řídit všechny úkoly tohoto oddělení.
TimeMaker usnadňuje kontrolu zadané práce, a tím se také ukazuje jeho síla – možnost měnit úkoly v reálném čase. Díky TimeMakeru je práce zaměstnanců jasně daná a kontrolovatelná a to dává manažerům možnost měnit úkoly dle momentální potřeby společnosti.“
Jak tento systém změnil fungování Vaší společnosti?
“Z hlediska fungování a synchronizace lidí jsme zjistili, že se významně snížil objem posílané komunikace. Všechna pošta (i e-maily) je spojena s daným předmětem komunikace, což lidem usnadňuje předávání úkolů.
Jako manažer používám hlavně Porgress Board (nyní TM Matrix) ke sledování denních úkolů. Úkoly jsou na obrazovce zobrazeny v barvách, které označují stav daného úkolu, což mi dává rychlý přehled o zadané práci.
Dnes, po roce od implementace TimeMakeru v oddělení informačních systémů, se dívám na tento projekt s velkým uspokojením. Určitě jsme dostali to, co jsme očekávali, a navíc jsme nestagnovali, ale stále máme zájem o další novinky, které většinou dostáváme s dalšími verzemi TimeMakeru.“
Společnost TimeMaker dokončila implementaci manažerského systému v Oddělení Informačních Systémů ve společnosti Mirs Communications.
Projekt zahrnoval implementaci systému TimeMaker k řízení projektů, úkolů a komunikace uvnitř oddělení. Díky systému klesl celkový objem komunikace nutné k dokončení úkolů a ušetřil se i čas manažerům, takže efektivita projektů se zvýšila.
TimeMaker ctí svoje jméno, protože "dělá čas". Je to manažerský systém, který manažerovi umožňuje kontrolovat komunikaci, úkoly a projekty a vidět příslušná data stisknutím jednoho tlačítka.
Výzkumy provedené předními světovými společnostmi ukázaly, že manažeři stráví spoustu svého času odpovídáním na e-maily místo toho, aby se věnovali důležitější manažerské činnosti. Jedním z hlavních důvodů proč jsou dnes manažeři tolik přetíženi, je neustálá nutnost vyřizovat, odpovídat a sledovat e-maily.
Původně měl e-mail způsobit revoluci ve schopnosti manažerů lépe kontrolovat organizaci a realizovat její vize, ale zatím to spíš vypadá, že se stroj obrátil proti svému tvůrci a manažeři jsou otroky e-mailů bez jakékoliv možnosti sledovat plnění úkolů, které zadali svým podřízeným.
Z toho, co bylo řečeno výše, vyplývá, že systém TimeMaker, který byl v Izraeli aplikován u několika klientů také v hebrejštině, způsobí opravdovou revoluci v práci s e-maily.
TimeMaker byl vynalezen jako řešení, které je jednak plně integrované s Microsoft Outlookem, a současně dělá přesně to, o čem sní každý manažer – sleduje veškerou komunikaci, která jde z manažerova stolu, a mění ji v úkoly a projekty, které je možné vizuálně sledovat.
Překvapivá jednoduchost softwaru poprvé umožňuje manažerům zvrátit nesnesitelnou, ale v mnoha společnostech běžnou praxi: 80% času tráví hašením starých požárů a 20% plánováním, a začít z 80% plánovat a dohlížet na plnění plánu a z 20% řešit naléhavé a nečekané situace.
Kobi Bitter, výkonný viceprezident pro informační systémy ve společnosti MIRS, vysvětluje, jak TimeMaker zvyšuje efektivitu managementu: „TimeMaker je nástrojem managementu, který dává zaměstnancům i manažerům přehled o tom, co jsou jejich úkoly a jaký je jejich stav – a to pouze jedním stisknutím tlačítka. Díky TimeMakeru jsou denní úkoly neustále plánovány a sledovány a je snadné zjistit, kde jsou slabá místa společnosti, a analyzovat důsledky."
Arnon Hadas, ředitel vedení projektů:
“Zjišťovali jsme důsledky využití TimeMakeru mezi uživateli a došli jsme k závěru, že díky TimeMakeru se výrazně snížil objem posílané komunikace potřebné ke splnění každého úkolu.
Pomocí statistických funkcí TimeMakeru analyzujeme data shromážděná uvnitř systému, řídíme se podle indexů, a tím se učíme a zlepšujeme.”
Eli Matyovis, ředitel vývojového oddělení:
“TimeMaker mi umožňuje snadno a jasně řídit projekty. V minulosti jsme pro zadávání úkolů využívali různé nástroje: Outlook, MS Project, Action Base a také Excel. Teď jsou všechny na jednom místě. Systém umožňuje řídit projekty stejně jako neplánované úkoly a dává možnost okamžitě sledovat jejich vliv na původní plán."
Gavriela Shlomo, CEO TimeMaker Israel:
"Hlavní novinkou tohoto systému je, že tento manažerský systém dává možnost kontroly komunikace uvnitř organizace a že při efektivním využití času a energie manažera zachovává požadovaný výstup z každé komunikace.“
Na vyšší úrovni tento systém umožňuje realizovat vizi/myšlenku tak, že mění strategii organizace v úkoly na denní bázi.“
Meir Ezra – zakladatel, majitel a prezident:
" Skutečnou výzvou bylo vyvinout software, jehož hlavním cílem je vytvoření nástroje managementu, který podporuje zdokonalení a usměrnění organizace, navíc je plně synchronizován s Outlookem tak, aby byl intuitivním a také jediným nástrojem řízení společnosti, bez nutnosti používat další aplikace.“
